PROCÉDURE D’EXERCICE DES DROITS DES PERSONNES

  1. Quels droits les personnes concernées peuvent-elles exercer dans le cadre d’un traitement de données effectué par AMAZONITE EYES ? (Articles 15 à 22 du RGPD)

 

Les personnes dont les données personnelles sont collectées et traitées disposent des droits suivants :

  • Droit d’accès aux données personnelles, à savoir de prendre connaissance du traitement concerné et d’en vérifier la licéité,
  • Droit de rectification,
  • Droit à l’effacement (dans certains cas et sous certaines conditions),
  • Droit à la limitation du traitement (dans certains cas limitativement énumérés),
  • Droit d’opposition (dans certains cas très restreints uniquement),
  • Droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée y compris profilage,
  • Droit à la portabilité,
  • Droit au retrait du consentement.

 

  1. Règles fondamentales à prendre en compte lors d’une demande d’exercice de droit

 

  • Prévoir des modalités de réponse auprès des personnes concernées compréhensibles, accessibles, formulées en des termes clairs et simples,
  • Veiller au respect des délais de réponse,
  • Respecter le principe de gratuité dans l’exercice des droits, Vous ne pouvez demander le paiement de « frais raisonnables basés sur les coûts administratifs » (i) pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée ou (ii) si la demande est manifestement infondée ou excessive.
  • Être en mesure de démontrer qu’il a été répondu à la demande de la personne concernée en favorisant les réponses écrites et en en conservant une copie.

 

  1. Procédure et délais

 

AMAZONITE EYES ne peut refuser de donner suite à une demande d’exercice de droits, sauf à démontrer qu’elle n’est pas en mesure d’identifier la personne concernée. A ce titre, lorsque AMAZONITE EYES a des doutes raisonnables quant à l’identité de la personne présentant la demande, AMAZONITE EYES peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires permettant de l’identifier.

 

AMAZONITE EYES doit fournir à la personne concernée des informations sur les mesures prises à la suite de sa demande, dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de 2 mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, il convient d’informer la personne concernée de la prolongation et des motifs du report dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande.

 

Si AMAZONITE EYES ne donne pas suite à la demande d’exercice des droits, elle informe la personne concernée sans tarder, et au plus tard dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande, des motifs de son inaction et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel.

 

  1. Gestion interne des demandes d’exercice des droits

 

 

Étapes

Actions

1

●      Consulter quotidiennement l’adresse e-mail consacrée aux demandes d’exercice des droits.

2

●    Accuser réception de la demande auprès de la personne concernée, dans les meilleurs délais => environ 4-5 jours,

●      Conserver la copie de l’e-mail accusant réception de la demande d’exercice.

3

●     Si nécessaire, vérifiez l’identité de la personne qui exerce sa demande. Cette justification peut intervenir « par tout moyen ». Ainsi, il n’est pas nécessaire pour le demandeur de joindre une photocopie de sa pièce d’identité dès lors que son identité est suffisamment établie (par exemple, par la fourniture d’informations supplémentaires comme un numéro de téléphone, numéro client, etc.),

●      Néanmoins, en cas de « doute raisonnable » sur l’identité du demandeur, vous pouvez lui demander de joindre tout autre document permettant de prouver son identité, comme par exemple, une photocopie d’une pièce d’identité.

4

●    Vérifier que la demande ne concerne pas un tiers. A titre d’exemple, il n’est pas possible de faire une demande de droit pour son conjoint. C’est à la personne voulant exercer son droit de vous saisir. Cette personne peut, toutefois, donner un mandat à une personne de son choix pour exercer son droit, mais devra justifier de son identité et de celle du mandataire.

5

●      Évaluer le type de réponse à apporter à la demande. (i) Favorable, (ii) défavorable ou (iii) en cas de demande complexe, paraissant infondée ou excessive, évaluer, dans les quinze jours de la demande, la légitimité de ladite demande.

6

●      Superviser la gestion de la demande en interne. Contacter le service compétent (informatique, prestataire extérieur, etc.) afin qu’il procède à la mise en œuvre effective de la demande.

7

●      Notifier aux destinataires auxquels les données ont été communiquées (ex : prestataires, fournisseurs, etc.) la rectification, l’effacement ou la limitation des données concernées par lesdites demandes et conserver une preuve de ladite notification.

8

●      Apporter une réponse à la demande concernée dans le délai d’un mois :

○   Favorable,

○   Défavorable,

○   Mise en attente de la personne concernée dû à la complexité de la demande ou du grand nombre de demandes – extension de deux mois au-delà du délai d’un mois suivant la demande,

○   Demande de paiement de frais raisonnables en cas de demande manifestement excessive.

9

●      Conserver, à titre de preuve, tout document attestant de la notification de la prolongation du délai de réponse et/ou de la gestion de la demande d’exercice de droit,